プラスデコ日記

デスクを片づけて、生産性を上げる!!

赤須恵美子 設計・経理 自己紹介へ

プラスデコは夏季(お盆)休暇を終え、本日から稼働しています。

今年のお盆休み中は、ずっと雨で外出する人が少なく新型コロナウイルス感染拡大にとっては良かったのですが、降水量が過去最大の地域があり長野県を含め多くの地域で災害がでています。これが、地球温暖化のせいなのか、私たちの便利な生活ゆえの延長線上にあるならば、ひとりひとりの行動は微々たるものですが、日々意識して過ごさないといけないと思いました。これから生まれてくる世代の更に次の次の・・・世代の為にも!

 

ところで夏季休暇前に、私、赤須は断捨離する宣言をしました。家にこもっていた割には、片づけがなかなか進まず。若い時のアルバムを眺めたり、旅行記を読んだり、推しの雑誌記事を読んだりと。それでも自分の溜め込んだものは把握できたので、処分クセをつけて溜め込んだものを少しずつ処分したいと思います。

先日のおさらい 部屋を片づけるメリット
アメリカ プリンストン大学の研究で、散らかった環境を整理することで集中力と情報処理能力が改善し、仕事の生産性が高まることが明らかになっている。
よって、ストレスや不安も取り除ける

メンタリストDaiGoさんは「部屋を片づけることが目的ではなく、整理整頓することで、大切なことに使える時間やお金、体力や注意力を最大化できる。」と片づけた先の有意義な人生について述べています。

 

さて、事務所のデスク上はどうでしょうか?NCCの他支店は、固定席を設けないフリーアドレス化していますが、デコの事務所は昔ながら。デスク上は書類やカタログが山積みになっています。(公に言えることではないですが...)

この状態は、
ボンド大学ビジネス・スクール助教授のリビー・サンダー氏の研究では、物理的環境は、個人の認知や感情、行動、そして意思決定などに影響を与えるそう。つまり、デスクが散らかっているだけで認知機能に悪影響を及ぼし、集中力を低下させる危険性があるということ。

今回は、「どうしたら、デスクの上を片づけられるのか?」を取り上げます。(デスク上をキレイにしておくための案 ↓ の分類が難しいですが、ニュアンスは理解していただけるかとと思います。)

1、なんでも机に置く癖がある とりあえず置いてしまうとデスク上がモノでいっぱいになり、必要なモノを探すために無駄な時間がかかり、作業効率が大幅に下がってしまう。
 対策:デスク上は収納スペースではなく作業スペースと考え、極力ものを置かないようにする習慣をつける。

2、何がどこにあるかを自分だけが理解していればよいと考えている
『最強の働き方』の著者であるムーギー・キム氏によれば、デスクが片づいていない人の中には「何がどこにあるかを自分だけが理解していればよい」と考えている人がいる。これは、自分の生産性が低いことを表していることと同じで、散らかったデスクは自分の評価を下げる原因になる。自分には場所がわかるからといって、デスク上をものや資料でいっぱいにしていては、それを仕分けるだけで無駄な時間がかかりますし、必要な資料や情報をほかの人へ引き継ぐ時も時間がかかります。
 対策:なんでも机上に置くクセをやめ、下記の 3、4、を実行する。

3、書類を分類していない 書類を整理するのが面倒で、ついデスク上へ無造作に置いてしまう。書類が散らばっている無秩序な状態を目にするだけで集中力を削がれ、仕事の生産性が落ちてしまう。
 対策:書類を4タイプに分類する
①循環させる書類 期限内に提出または次の担当者に回す必要がある重要性と緊急性が高い書類。
②一時保管する書類 個人業務に関わる書類かつ期限が決まっている書類。自分が担当している案件の資料や作成中の書類、仕事で使う個人的なメモなど。
③共有する書類 部署全体の業務に関わる書類かつ期限が決まっていない。社内全体へ向けた通知書類など。
④目を通したら処分する書類 個人の業務に関わる書類かつ期限が決まっていない書類。

4、不要なものを判断できない、していない
モノの要・不要を判断できず処分を先送りにしてしまう。これは、先に書いた家の中のモノの断捨離と同じです。
 対策:
①デスク上や引き出しの中のモノをすべてデスクの上に出し、自分がため込んだモノを認識する。
②出したモノの中から捨てるべきものを選別する。「いま必要か」「失ったら買い直すか」という基準で判断。あれば便利だけどなくても困らないものや使い心地の悪いものは処分する。

今、必要でないなら捨てて、必要になったらそのときにまた考えればよい。なんとなく捨てられなかった文房具、過去の案件で使用した大量の資料も思いきって処分を考える。

と、ここまで書いて私もデスクに溜め込む人だったと気づきました。うん十年前に旅行先で買った上手くインクが出ない文房具を旅行の記念だからとずっと机にしまっています。これを気に、事務所のデスク中の断捨離も始めます!

デスクが片付いていない方!仕事や勉強の生産性を大きく下げないために、自分のデスクが散らかっている原因を特定し、改善するように努めましょう。

 プラスデコ 赤須 ☺

 

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